Voici un petit guide pour vous aider lorsque vous avez l’intention d’engager une agence Web.

Avant d’engager une agence

Les aspects importants à clarifier avant de demander une soumission pour votre projet.

Avant même de contacter une agence, il est bon de connaitre les raisons pour lesquelles vous voulez contracter le projet :

• Quels sont les problèmes que vous voulez solutionnez?
• Quels sont les résultats auxquels vous vous attendez?

Ne pensez pas à la solution, pensez aux bénéfices que vous voulez que la solution vous apporte. Voici un exemple de problème : « J’ai un site où je vends des produits, j’ai beaucoup de visiteurs mais peu de ventes » et voici les bénéfices que vous pouvez rechercher : « acquérir plus de clients ou vendre plus de produits ».

Lorsque vous exposez le problème et les attentes que vous voulez, l’agence sera en mesure de vous proposer différente solutions adaptées à votre budget et à la capacité de votre entreprise à endosser ces changements.

Voici d’autres questions dont les réponses seront utiles pour quiconque sera mandaté :

• A quoi servira votre site? (informatif, vente, etc.)
• Qu’elle est la mission de votre entreprise?
• Quel est votre audience ou marché cible?
• Qu’elle est votre stratégie d’entreprise à court, moyen et long terme?
• Avez-vous du temps pour vous occuper du contenu par la suite?

Quelques réflexions :

• Quel genre de client êtes-vous?
• Voulez-vous avoir votre mot à dire à toutes les étapes d’élaboration? (Si oui, vous devrez nécessairement être disponible pour que l’agence respecte le calendrier d’exécution.)
• Avez-vous besoin de rencontrer les professionnels face à face ou le travail à distance peut vous convenir? (Cette option vous donne plus de choix quant aux agences pouvant répondre à vos besoins et vous sauve aussi du temps)
• Quel est votre niveau de connaissance au niveau du web? Si vous ne connaissez pas le Web, une personnne de l’agence devra prendre plus de temps pour vous expliquer et vous guider durant le mandat. Le temps requis de gestion augmentera.

Une analyse exhaustive permet à l’agence de proposer une solution efficace pour vous et diminue le fait qu’un changement de stratégie coûteux se fasse en court de mandat.

Plus vous pouvez préparer d’information, plus agréable sera le mandat pour vous et pour l’agence contractée.

Bien vous préparer permettra également à l’agence de vous faire un devis rapidement. Pour vous estimer le temps (et donc le coût) nécessaire à la réalisation d’un projet, une agence a besoin de bien comprendre votre projet. Vous aurez inévitablement à répondre à ces questions, et bien plus, alors aussi bien vous y prendre à l’avance.

Le coût

Une fois que vous avez cerné vos besoins et problèmes à régler, le niveau d’implication que vous voulez avoir dans le projet, l’échéancier auquel vous êtes confronté, demandez-vous quel prix êtes-vous prêt à payer pour qu’une agence solutionne votre problème?

En général, plus le budget est élevé, plus la solution apportée sera « coupée sur-mesure ». Ce que vous payez, c’est le temps qu’on accorde à votre projet. Il est à noté que le temps d’une personne qui a 1000 heures d’expérience ne vaudra pas le même montant qu’une personne avec 20 000 heures d’expérience.

Trucs : partez du budget que vous avez. L’agence vous proposera une solution adaptée pour vous.

L’agence va généralement soumissionner un prix basé sur « à quel point la solution proposée est faite sur mesure », en fonction de leurs coûts fixes, du temps de gestion, des fonctionnalités, de l’urgence.

Certaines agences fonctionnent avec une enveloppe fermée (un montant global pour tout le projet), d’autres avec une banque d’heures.

Bien que nous soyons biaisés sur le sujet, nous vous suggérons de ne pas rechercher le plus bas prix ou à couper dramatiquement dans vos budgets Web. Un site Web est aujourd’hui une des parties les plus importantes de votre image, celle à laquelle le plus grand nombre de clients sera exposé. Et contrairement à la publicité, votre site est un actif durable dans le temps.

Le paiement

Tout dépendamment des agences, un dépôt plus ou moins grand (10 à 50% du montant global) peut être demandé avant que le mandat débute.

Ensuite, vous débourserez une portion en mi-mandat et la dernière portion sur livraison.

Voyez avec l’agence au moment de la proposition du devis afin de connaitre leur politique de paiement.

Les démarches

Les démarches pour trouver et contracter l’agence seront plus faciles pour vous si les questions énumérées dans la section « Avant d’engager une agence » ont été répondues.

Recherchez sur AWQ l’agence qui répondra le mieux à vos besoins, choisissez celles qui vous intéresse et présentez-leur votre document pour obtenir un devis de chacunes d’elles.

Engagez celle qui répond le mieux à vos besoins.

Pendant le mandat: Ce qu’une agence attend de vous

Votre disponibilité.

Vous aurez à passer beaucoup de temps en début de mandat pour répondre aux questions de l’agence en rapport avec votre projet. Il se peut même qu’une personne vienne sonder vos employés pour connaitre leurs opinions afin d’en savoir plus sur votre entreprise et votre vision (à votre convenance bien sur, c’est simplement une approche permettant à l’agence de bien cerner votre situation).

Vous aurez aussi à donner votre approbation à différentes étapes comme le prototype ou le visuel de votre site par exemple.

Votre disponibilité est garante d’un projet réussi et livré à temps.

Après le mandat

Un projet Web a une vie propre. Un site doit être revu régulièrement, le contenu mis-à-jour. Le site ne remplit pas son rôle si l’information y est désuète.

Assurez-vous que l’agence et vous avez élaboré une stratégie à long terme pour garder le site pertinent et à jour.

Les dépenses d’après mandat

Une adresse URL (e.g. agenceswebduquebec.com) se renouvèle à chaque année, l’hébergement du site aussi. Prévoyez dans votre budget la récurrence de ces dépenses.